H/F Assistant-e en gestion administrative

 

Informations générales :

Intitulé de l'offre : H/F Assistant-e en gestion administrative
Référence : UMR5021-CHRMOR-003
Lieu de travail : GRABELS
Date de publication :
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
BAP : Gestion et Pilotage
Emploi type : Assistant-e en gestion administrative
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 1 juillet 2020
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : environ 1950€ bruts mensuels
Niveau d'études souhaité : Bac+2
Expérience souhaitée : Indifférent

Missions :

Chargé de la gestion et d'aide au pilotage de l'unité (Administrateur(trice) de l'unité).
Étant donné la taille de l'unité, cet administrateur est la seule Bap J affectée à l'unité. Il-elle sera le-a seul.e. à assurer le pilotage administratif (financier, administratif, ressources humaines, informatique, réglementation, valorisation, formation, communication, logistique, immobilier), permettant d'accompagner le personnel, les projets scientifiques, les collaborations industrielles et l'accueil de la société Bioinspir dans un environnement de 2 tutelles CNRS/UM et sur deux sites différents (Montpellier, Nouméa). Les deux sites sont situés hors campus universitaire (SERM, centre IRD Nouméa) et répondent à des contextes réglementaires différents (France, Nouvelle-Calédonie).
Il s'agit d'un poste varié et multitâche qui réclame de nombreuses compétences en matière de gestion financière et administration, une certaine autonomie et une excellente organisation. Placé sous la responsabilité directe de la directrice de l'unité, l'administrateur définira et mettra en œuvre un plan d'action en cohérence avec les objectifs stratégiques de l'Unité. Il est le pilier de la directrice de l'unité.

 

Activités :

Pilotage et exécution de la politique organisationnelle, administrative, financière, contractuelle et logistique de l'Unité
Participation à la réflexion, à la conception d'objectifs, à la stratégie de l'Unité et mise en œuvre opérationnelle (décisions et actions d'ordre administratif et financier) en lien avec les tutelles et les partenaires de l'unité

Gestion des Ressources Humaines (personnels statutaires et contractuels) :

• Gestion administrative des personnels statutaires du recrutement au départ (chercheurs et ITA) et des nombreux contractuels CNRS et UM
• Participation à la campagne annuelle des avancements au choix pour les ITA CNRS et UM
• Conseils sur les types de recrutements CDD et sur l'évolution de la règlementation dans ce domaine
• Préparation et mise en place des actes de gestion (demande de recrutement de CDD (CNRS – UM)) et de leur suivi
• Écoute, conseils et assistance personnalisée aux jeunes personnels de l'unité

Gestion financière :

• Établissement et proposition du budget annuel en lien avec de la directrice de l'unité
• Établissement de la demande annuelle de moyens CNRS/UM via l'outil DIALOG (finances, moyens humains) en lien avec la directrice de l'unité
• Établissement de bilans financiers, analyse des dépenses en fonction de la nature des lignes budgétaires (FEDER, ADEME, ANR, CNRS, Région, contrats industriels)
• Réponses aux enquêtes, évaluations, production et moyens de l'unité
• Soutien au montage et suivi des projets, des collaborations avec les partenaires publics et privés
• Mise en place des appels d'offres pour les achats d'équipements
• Commandes et leur suivi, réponses aux appels d'offre, comptabilité quotidienne dans le respect des règles des différents marchés publics, des outils de gestion académique et du budget annuel de l'unité
• Gestion des missions (terrain, grands chantiers de récoltes, congrès, échanges avec la Nouvelle-Calédonie) et conseils auprès des jeunes de l'unité
• Organisation du classement et de la conservation des documents et informations traités

Gestion des locaux :

• Responsable des relations avec la SERM en lien avec la directrice de l'unité
• Responsable de la mise en application des conditions de fonctionnement locales telles que définies dans le bail
• Gestion financière et administrative des locaux (loyers, charges EDF, eau, informatique, sécurité, locaux extérieurs, travaux, contrats d'entretien et de maintenance)
• Coordination des moyens logistiques, suivi et contrôle de leur exécution (contrats de locations des sites de stockage, gardiennage, nettoyage, sécurité…)

Relations contractuelles et valorisation économique des résultats de recherche :

• Participation à la mise en place des accords de confidentialité, des accords de transfert de matériel et des contrats industriels en lien avec le directeur de l'unité et le SPV de la délégation
• Accueil des partenaires industriels
• Relations contractuelles avec les différents partenaires (aspects financiers et administratifs)
• Mise en place des conditions financières d'échanges avec les partenaires industriels (définition de grilles tarifaires, demandes d'autorisation de facturations, respect des engagements contractuels)
• Gestion financière et administrative des locaux dédiés à l'accueil de la société Bioinspir en lien avec la SERM et la délégation du CNRS

Informatique :

• Responsable informatique de l'unité et du respect de la charte CNRS, en lien avec la directrice de l'unité
• Responsable du stockage des données et des réseaux internes
• Responsable des achats des matériels informatiques en lien avec les chercheurs de l'unité

Actions de Communication :

• Gestion des technologies multimédia de l'unité
• Responsable du site web de l'unité et de sa mise à jour (webmaster), en lien avec la directrice de l'unité
• Rédaction du règlement intérieur et aide à sa mise en place
• Information à la direction, assistance et conseil aux personnels
• Définition de procédures internes de mise en œuvre de la règlementation et mise en place de leur application (procédure nouveaux entrants, recrutements CDD, doctorants, stagiaires)
• Représentation de la direction pour les interventions relevant de l'administration et de la gestion (Délégation Régionale du CNRS, UM, Instituts CNRS : INEE, INC)
• Contribution à la visibilité de l'Unité auprès du CNRS Régional, de l'UM, des partenaires publics et privés
• Membre du réseau des administrateurs CNRS/UM Régional et National (INEE)

Hygiène et Sécurité :

• Participation à la mise en place d'outils liés à la prévention
• Contrôle de l'application des règles d'hygiène et de sécurité
• Responsable du transport des échantillons chimiques et biologiques entre la Nouvelle-Calédonie et la France (réglementation, sécurité)

 

Compétences

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :

• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et financière
• Maitrise des procédures administratives, financières et/ou comptables, RH du CNRS
• Archivage des opérations financières et/ou comptables, des dossiers RH, des projets contractuels tant sur le plan financier, qu'administratif et que RH
• Connaissances générales de la gestion des ressources humaines
• Utilisation des outils bureautiques et informatiques
• Compréhension du fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique, des sciences ouvertes
• Bonne connaissance en valorisation, affaires juridiques, administration, et si possible coopération Internationale.

Savoirs sur l'environnement professionnel :

• Connaissance de la réglementation et des procédures des marchés publics.
• Maîtriser l'ensemble des règles et des procédures des domaines de gestion administrative et financière et en suivre l'évolution.
• Maîtriser les outils de gestion et de communication informatiques, assister les chercheurs et étudiants dans les démarches administratives, les procédures réglementaires, les missions, les transports des matières dangereuses
• Organiser, planifier son activité et celle de son service en fonction des échéances des tutelles, des partenaires, des priorités scientifiques et des délais imposés
• Jouer un rôle de conseil ou d'aide à la décision
• Évaluer les attentes et besoins des membres de l'unité et les partenaires concernés

Compétences associées :

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :

• Connaissances des techniques de management
Savoir-faire opérationnels
• Posséder une bonne qualité rédactionnelle, y compris en anglais (niveau II en expression écrite et orale), ainsi qu'une bonne connaissance des technologies multimédia actuelles
• Maitrise approfondie des outils de gestion académique (Geslab, SiFac,…)
• Connaissance en informatique et stockage des données
• Savoir rendre compte et travailler en groupe
• Autonomie et capacité d'adaptation, gestion de la confidentialité

 

Contexte de travail

Environnement, Solutions Ecologiques, Chimie durable innovante.

Les ambitions du laboratoire ChimEco sont le développement d'une approche interdisciplinaire de l'écologie globale et de la chimie verte comme vecteur de développement durable.

Les activités reposent sur la combinaison inhabituelle de phytotechnologies adaptées à la réhabilitation écologique de sites dégradés et la valorisation de ces procédés par une chimie verte innovante et bio-inspirée, l'écocatalyse.

L'unité, composée de 14 agents permanents et contractuels est localisée sur deux sites différents (Montpellier et Nouméa).

Site developpé par Dr. Andrii Stanovych